Cuando un cliente se pone en contacto con nosotros preguntando sobre las ventajas de las centralitas virtuales, puede parecer que "no necesitamos todos esos servicios". Al entenderlos como “generales” pero gracias a la configuración de la centralita a medida, podemos personalizarnos para cada sector de la empresa.
Vamos a enumeraros las características generales de la centralita, pero concretamente configurados sus servicios para una PyME de un sector en concreto: fabricación y cerramientos de ventanas. Vamos a ver un cliente de PhoneCloud ubicado en Madrid capital, dónde empezó a ser cliente nuestro hace 2 años y de cómo ha conseguido más facturación y facilidad en la gestión de sus llamadas.
En la empresa son 6 personas.
2 personas en oficina y 4 instaladores. Casi todas las llamadas que llegan son para pedir presupuestos. Por lo que gracias a la locución inicial, el propio cliente elige por marcación hablar con la oficina. Si la pregunta es muy concreta, desde la oficina se desvía a cualquiera de los números de los instaladores para responderla.
Al responder la llamada el instalador, no tiene que escribir datos del cliente, cómo el teléfono o la dirección. Ya que la llamada queda grabada y al final del día desde la oficina, recogen esas llamadas y todos los datos para el posterior envío de los presupuestos.
En el día a día los horarios de la empresas son de 24 horas, porque los clientes llaman a cualquier momento y se quiere perder ninguna posibilidad de venta. Con la centralita, programamos cuando estamos abiertos. Si estamos cerrados lo desviamos a un buzón de voz para recoger datos y posterior llamada. Lo mismo si es un día festivo. A efectos es cómo estar siempre abiertos pero sin molestarnos cuando la empresa está cerrada.
Los instaladores son 4 personas diferentes y cada una de ellas es experta en un tipo de cerramiento. Gracias a la personalización de las locuciones, si el cliente quiere hablar con un especialista puede elegir, por ejemplo "hablar con PVC" y así el cliente queda más satisfecho y no se molesta al resto de instaladores que no tendrían la respuesta no ser su especialidad.
Cada número de los instaladores es como si fuera un fijo gracias al desvío automático. Reciben las llamadas que “tienen” que recibir, como si fuera su puesto de trabajo. Pero si necesitan desviarla a un compañero lo pueden hacer fácilmente. Los números son como extensiones en la propia oficina.
El tiempo perdido en el filtrado de las llamadas queda solucionado gracias a los menús de la llamada, pero también a poder filtrar determinados números para que lleguen a la misma persona.
Por ejemplo, los proveedores de materiales siempre llaman desde el mismo número de teléfono, la centralita lo detecta y automáticamente la llamada llega a la persona de la oficina encargada de proveedores. Nadie tiene que desviar. La llamada o recoger los datos. Y si la persona no está, la llamada queda grabada. En este caso llega un correo electrónico con la información de esta llamada a la persona responsable.
Cómo la empresa ha crecido en estos dos últimos años. Parece mentira pero con la crisis sanitaria del covid19, al estar más en nuestras casas, muchos clientes han decidido mejorar sus casas con cerrimientos y ventanas más aislantes y modernas. Y la empresa ha crecido, concretamente hacia uno de los servicios que es el cerramiento de PVC. Mirando las estadísticas de las llamadas, vieron que efectivamente las llamadas de cerramientos de PVC habían subido un 40%. Con lo que pudieron decidir hacer publicidad en buscadores y en redes sociales.
Gracias a esta acción, este último trimestre han vuelto a subir las llamadas de este servicio otro 40%.
Muchas veces no vemos la capacidad de una centralita virtual en nuestras empresas pero cuando exponemos cómo podemos dar el servicio personalizado entendemos que todos son ventajas.
Y más aún cuando no existe coste inicial de inversión. Y no tenemos que comprar caros equipos evitando inversión y obsolescencia de equipos.
Ahora la empresa de cerramientos trabaja exactamente igual que hace 2 años haciendo en lo que son expertos, pero su gestión comercial y entre el equipo de instalación está optimizada y se pueden preocupar en lo que realmente es importante: los clientes y las ventas.
